Внедрение Битрикс24 в Казани

Портал разворачивается за пятнадцать минут, и это создаёт ложное ощущение, что проект простой. Дальше происходит одно и то же: воронку собрали по типовому шаблону, менеджеры её не приняли, и через месяц сделки снова живут в переписке. Поэтому внедрение Битрикс24 у нас начинается с предпроектного разбора. Главный вопрос первых дней – что мы выясним до того, как откроем портал.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России. В Казани заказчики разные: сетевые компании с точками по Республике Татарстан, производственники и поставщики оборудования, отели и организаторы мероприятий, которые собирают гостей со всей страны в Казань, клиники, стройка и оптовая торговля. Процессы у них не похожи друг на друга, и это ровно та причина, по которой типовая настройка не работает.

Предпроектный разбор: зачем он нужен даже сильной команде

Разбор занимает один-два дня. Мы проходим маршрут заявки целиком: откуда она приходит, кто первым её видит, кому передаёт, где ждёт и сколько это ожидание длится в днях. Получается схема на один лист. По ней видно, какие поля в карточке действительно нужны, где имеет смысл робот, а где хватит правила в регламенте. Работает это и в сильных командах Казани: там процесс обычно есть, но он существует в головах трёх человек и нигде не записан, поэтому четвёртый сотрудник входит в работу месяцами.

Разговор с руководителем: как он описывает воронку

Первая встреча – с собственником или коммерческим директором, час-полтора. Мы просим не описывать идеальную схему, а разобрать по датам три последние сделки: когда пришёл запрос, когда ушло предложение, кто согласовывал цену, сколько дней прошло до оплаты. Затем идут вопросы про цифры: сколько обращений было в прошлом месяце, какая доля дошла до оплаты, сколько стоит обращение с рекламы, по какой причине уходят остальные. Если цифр нет – это не претензия, а сразу список отчётов, которые придётся собрать в системе. Тут же записываем ограничения: что нельзя усложнять и какие данные не должны быть видны всем.

Разговор с менеджерами: что происходит между этапами

Менеджеров слушаем отдельно и без руководителя, иначе получим пересказ регламента. Человек показывает свой реальный рабочий день: где лежит прайс, как проверяется наличие, кто утверждает скидку, что он делает с обращением, которое пришло в нерабочее время. Расхождение с версией директора появляется почти всегда, и оно всегда в одном месте – между этапами. На бумаге «отправили предложение» и «получили ответ» стоят рядом, а в жизни между ними двое суток ожидания расчёта от смежного отдела. Автоматизировать нужно этот промежуток, а не рассылку писем.

Сетевой бизнес: одна воронка на точки по Казани и республике или своя у каждой

Отдельный вопрос разбора для сетей Казани с филиалами и франчайзи: где заявка обрабатывается и кто за неё отвечает. Вариантов два. Первый – общий колл-центр принимает всё и распределяет по точкам; тогда нужна одна воронка, правило распределения и отчёт в разрезе точек. Второй – каждая точка работает со своими обращениями сама; тогда воронок несколько, а руководитель сети видит сводку. Выбор влияет на права доступа, на структуру отчётов и на итоговую стоимость работ, поэтому решается до настройки, а не в процессе. В сетях с франчайзи добавляется третий вопрос – какие данные партнёр видит по своей точке, а какие остаются только у управляющей компании. Ошибиться тут дорого: перенастройка прав на работающем портале задевает всех пользователей сразу.

Как мы собираем карту пути заявки за один день

Карта – это не красивая диаграмма, а рабочий документ. В неё попадают:

• все каналы входа: звонок, форма с сайта, WhatsApp, Telegram, ВКонтакте, почта, рекомендации;
• каждая передача обращения от человека к человеку;
• каждая точка ожидания с реальным сроком в днях;
• места, где данные вводятся повторно вручную;
• причины отказов в тех формулировках, которые называют сами менеджеры.

Последний пункт обычно даёт больше всего пользы: выясняется, что половина «дорого» на самом деле означает «долго ждали ответа», а на конкурентном рынке Казани это решает исход сделки.

Признак перехода и ответственный на каждом этапе

Дальше карта превращается в воронку, и у каждого этапа появляется проверяемый признак перехода: сделка идёт дальше, когда в карточке есть конкретный факт – отправленный расчёт, подтверждённая дата, подписанное согласие. Формулировки вроде «клиент думает» этапом быть не могут, по ним нельзя ни считать конверсию, ни ставить срок. Одновременно назначаем ответственного и предельное время стоянки. После этого руководителю не нужно спрашивать «что там по сделке» – зависшие видно в отдельном списке.

Что входит в техническое задание и кто его подписывает

Через два-три дня после интервью вы получаете техническое задание:

• воронки и этапы с признаками перехода и сроками;
• поля карточек лида, сделки, компании и контакта;
• оргструктура, роли и права доступа;
• роботы и автозадачи в формате «событие – действие»;
• каналы связи и интеграции с описанием передаваемых данных;
• состав отчётов, план обучения и то, что откладывается на второй этап.

Подписывает ТЗ руководитель, но читаем мы его вместе с менеджерами, которых опрашивали: они первыми замечают, что в схеме забыт реальный случай. Правки на этой стадии бесплатны.

Сколько людей и времени нужно со стороны заказчика

Это тоже выясняется до старта, и это честная часть разговора: проект нельзя сделать полностью силами подрядчика. От вас нужны примерно двенадцать часов рабочего времени, распределённых по трём неделям: час-полтора на интервью с руководителем, по часу на каждого опрашиваемого менеджера, два-три часа на чтение и правку технического задания, два дня по паре часов на обучение и приёмку. Плюс один человек, который отвечает на уточняющие вопросы в рабочем чате. Если такого человека нет, срок в три-четыре недели превращается в два месяца, и виноват в этом не подрядчик. Мы предупреждаем об этом заранее, чтобы сроки внедрения были реалистичными для обеих сторон.

Смета, сроки и первый месяц после запуска

Стоимость считается по утверждённому ТЗ и фиксируется договором. Экспресс-запуск – от 60 000 ₽ и пять рабочих дней. Внедрение под ключ – от 180 000 ₽ и три-четыре недели. Обмен с 1С – от 90 000 ₽ и две недели. Телефония и мессенджеры в одном окне – от 35 000 ₽ и три дня. Портал с задачами, проектами и базой знаний – от 70 000 ₽. Сопровождение – от 15 000 ₽ в месяц. Лицензию вы покупаете напрямую у вендора и владеете ей сами. Первые тридцать дней после запуска доработки бесплатны, через месяц проводим контрольную встречу и сравниваем цифры с исходными. Соседние направления описаны в разделе автоматизация бизнеса.

Какие данные подготовить до старта работ

Чтобы разбор не растянулся, к первой встрече полезно собрать несколько вещей: действующий прайс или расчётный файл, выгрузку клиентов из 1С или таблицы, доступы к почте и номерам телефонии, список сотрудников с ролями и примеры трёх типовых сделок с перепиской. Отдельно стоит решить, кто со стороны компании будет отвечать на наши вопросы – без такого человека проект растягивается вдвое. Если сайт делаем или ведём мы, заявки попадают в воронку напрямую и источник видно в отчёте: как это устроено, показано на страницах интернет-магазин и продвижение сайтов.

Начните с разбора, а не с покупки: получасовой разговор обычно показывает, где именно теряются заявки и какой формат вам нужен. Позвоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку на сайте – сроки и смету назовём до начала работ.